Esto es lo que debe saber sobre la factura electrónica:
Teniendo en cuenta que la facturación electrónica es el mecanismo definido en Colombia para soportar las transacciones comerciales y que, desde el primero de enero de este año (2019), ya deberían estar usando este sistema aquellos catalogados como grandes contribuyentes; la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realizó un listado con las preguntas más comunes que suelen formularle.
Conozca cuáles son las versiones de factura electrónica vigentes en el país, qué versión debería utilizarse desde el primero de enero de 2019, a través de qué opciones puede realizar el proceso de facturación electrónica o qué hacer en caso de presentarse inconvenientes de tipo tecnológico o comercial que le impidan la expedición de la factura electrónica; además de un total de 13 preguntas con las que podrá aclarar un poco más y conocer todo lo relacionado con el nuevo sistema de facturación vigente en Colombia.
Para mayor información, puede revisar el artículo titulado “Preguntas frecuentes factura electrónica”, de la fuente DIAN.
Preguntas frecuentes factura electrónica
1) ¿Quiénes están obligados a expedir factura electrónica a partir del 1.° de enero de 2019?
Solo están obligados a expedir factura electrónica, los siguientes sujetos:
Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos (grandes contribuyentes) indicados en la Resolución 010 de febrero de 2018, proferida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional -DIAN.
Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos indicados en la Resolución 072 de diciembre de 2017, proferida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional -DIAN.
Las resoluciones pueden ser consultadas en el siguiente enlace:
2) ¿Cuáles son las versiones de factura electrónica vigentes en Colombia?
Factura electrónica sin validación previa a la expedición.
Factura electrónica con validación previa a la expedición.
3) ¿Qué versión de factura electrónica debo utilizar desde el 1 de enero de 2019?
A partir del 1 de enero de 2019, continúa la versión de factura electrónica sin validación previa a la expedición, para los sujetos indicados en el numeral 1 de este documento.
4) ¿Cuándo se debe implementar la versión de factura electrónica con validación previa?
La versión de facturación con validación previa, iniciará una vez sea reglamentada por la DIAN en el año 2019.
5) ¿A través de qué opciones puedo realizar el proceso de facturación electrónica?
La facturación electrónica puede realizarse:
- Directamente, a través de un software dispuesto por el facturador electrónico.
- A través de la solución gratuita dispuesta por la DIAN.
- Mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
6) ¿Los regímenes comunes de IVA y/o impuesto nacional al consumo, diferentes a los indicados en las Resoluciones 00010 de 2018 y 0072 de 2017, están obligados a facturar electrónicamente a partir del 1 de enero de 2019?
No, este grupo de sujetos iniciaran a expedir factura electrónica de acuerdo con el calendario que expida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional -DIAN, mediante resolución.
7) ¿Si deseo ser facturador electrónico de manera voluntaria, qué debo hacer?
Se permitirá el registro y asociación de software de facturadores electrónicos voluntarios hasta el 18 de enero del 2019, posteriormente, se permitirá la incorporación de nuevos facturadores electrónicos voluntarios, en la versión de factura electrónica con validación previa.
8) Cuando al obligado a facturar electrónicamente se le presenten inconvenientes de tipo tecnológico o comercial que impidan la expedición de la factura electrónica, ¿cómo debe facturar?
En estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá expedir factura y/o documentos equivalentes utilizando, entre otros:
- Factura de talonario o de papel.
- Factura por computador.
- Tiquete de máquina registradora POS.
Siendo necesario tener vigente la autorización de numeración de facturación del sistema(s) que va a emplear. Superado el inconveniente, deberá iniciar a facturar electrónicamente y transmitir las facturas y/o documentos equivalentes emitidos en la contingencia a la DIAN, en formato de generación. (Resoluciones 0019, 0055 de 2016 y 000002 de enero 3 de 2019).
Tratándose de inconvenientes de tipo comercial, el obligado a facturar electrónicamente deberá informar a la DIAN la causa comercial que impida la expedición de la factura electrónica, utilizando para ello el sistema de peticiones, quejas y reclamos, a través de la página WEB de la citada entidad.
9) ¿Se debe solicitar numeración para la factura electrónica?
Sí, es necesario solicitar numeración. En los casos de contingencia en los cuales no pueda expedir factura electrónica por inconvenientes tecnológicos y/o comerciales del facturador, también deberá contar con autorización de numeración para facturar en papel o talonario, computador y POS.
Cuando la DIAN declare la contingencia de su sistema informático que impide la recepción de la factura electrónica:
10) ¿Cómo se deben transmitir las facturas electrónicas que han sido expedidas durante la contingencia?
Normalizada la operación, el facturador electrónico deberá transmitir las facturas electrónicas que han sido expedidas en formato de generación, dentro de las 48 horas siguientes a que se levante el estado de contingencia.
¿Cómo se debe facturar en el periodo de la contingencia?
Como la contingencia es de la DIAN, el facturador debe continuar con la expedición de la factura electrónica.
11) ¿Qué efectos tiene la Resolución 000001 de enero 3 de 2019 para los facturadores obligados a expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019?
La Resolución 000001 de enero 3 de 2019 contiene las reglas de validación aplicables a la factura electrónica para la versión de validación previa al momento de su expedición y tendrá efectos a partir de la vigencia de la citada versión.
12) ¿En qué consiste la versión de factura electrónica sin validación previa a su expedición?
Consiste en que el facturador genera y expide la factura electrónica al adquirente en el momento de la operación económica y, a más tardar dentro de las 48 horas siguientes, transmite a la DIAN las facturas generadas. Esta modalidad continúa hasta la entrada en vigencia de la factura electrónica de venta CON validación previa.
13) ¿En qué consiste la versión de factura electrónica de venta con validación previa a su expedición?
En esta modalidad el facturador envía el documento electrónico a la DIAN y en tiempo real recibe la factura validada por la entidad para ser entregada al adquirente.
La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente.
La versión de validación previa permite verificar los requisitos fiscales de una factura electrónica, que garantiza a los facturadores y adquirentes los efectos tributarios. Las reglas y validaciones pueden consultarse en la Resolución 000001 enero 3 de 2019.
En el transcurso del año 2019, la DIAN, mediante resolución, dará a conocer los grupos y el calendario para la implementación de la factura electrónica con validación previa a su expedición.
